E24

Ja richtig gelesen 😀
Auch das Smartphone, der PC usw. brauchen mal einen Frühjahrsputz. Das bedeutet, dass mal die Ordner und Strukturen aufgeräumt werden müssen. Denn irgendwann besteht die Gefahr, dass man nicht mehr durchblickt und nichts mehr wieder findet.

Sehen wir also den Tatsachen ins Auge.
Der Computer ist der vielleicht zuverlässigste Arbeiter, den wir kennen. Er tut (meist) das was wir von ihm wollen, schnell, vertrauenswürdig und berechenbar. Doch der so logische Computer würde, wenn er mit uns sprechen könnte, wahrscheinlich gerne mal das ein oder andere ernste Wort über unsere Dateiorganisation verlieren.

Verbringt man jeden Tag insgesamt nur wenige Minuten mit der Suche nach Dateien, so werden aus diesen Minuten auf die Woche und auf Monate gerechnet schnell Stunden und Tage. Das ist verlorene Zeit und das muss nicht sein. Tote Zeit, in der keine wirkliche Arbeit verrichtet wurde. Zeit, die durch frustrierendes Suchen vergeudet wurde.

Die Lösung: Einheitliche Strukturierungssysteme, übergeordnete Formationen und eindeutig benannte Dateien und Dokumente.

Eine funktionierende Ordnung im Computer/Smartphone kann so viel Spaß machen und erleichtert die Arbeit.

Tipp 1 – Desktop aufräumen:

Ordnung im Ordnersystem ist schön und gut, die allgemeine Struktur muss allerdings auch stimmen. Am Besten nur Sammelordner auf dem Desktop verwenden. Einzelne Dateien haben dort nichts verloren, es sei denn Kurzfristig für den schnellen Zugriff. Sammelordner tragen z.B. den Namen des Projekts, des Inhalts oder ähnliches. Die Anzahl der Ordner auf dem Desktop muss auf einen Blick komplett erfassbar sein. Dieses klare System führt zu eindeutigen Dateipfaden die direkt erkannt werden. So steigert man seine Effizienz und Zufriedenheit.

Tipp 2 – Datei- und Ordnerstruktur:

Im Moment des Anlegens einer Datei, muss sie bereits einen eindeutigen Namen und einen eindeutigen Platz bekommen. Computerordner sind kostenlos, sparen ist hier also nicht nötig. Die eindeutige Benennung einer Datei und/oder eines Ordners führt ganz natürlich zum richtigen Ziel.

Tipp 3 – Einheitliche Systeme:

Hat man Tipp 1 und 2 befolgt, ist man auf einem sehr guten Weg. Die optimale Leistung erreicht man jedoch nur, wenn dieses System nicht nur auf dem Desktop angewendet wird. Hier sind z.B. gemeinsam genutzte Dateiablagesysteme wie Server und Clouds von entscheidender Bedeutung. Sie bieten nicht nur zentrale Datensicherung, sondern mit diesen Systemen kann jeder, zu jeder Zeit, auf jede Datei zugreifen. Ein riesiger Vorteil, wenn die Ordnung im Computer und auch auf externen Systemen stimmt.

Resultat: Effizienz!

Vergessen ist die langwierige Suche nach einzelnen Dateien. Mit diesem System gehört das alles der Vergangenheit an. Innerhalb weniger Sekunden findet man auch ältere Dokumente. Das Gute daran ist, dass man dieses System über viele Jahre hin verwenden kann, ohne dass es unübersichtlich wird. Die Ordnerstruktur verliert auch bei hunderten von Ordnern nie an Relevanz.

Fazit:

Ein gut organisierter Computer/Smartphone ist einfach viel komfortabler zu nutzen. Wenn man wissen will, wo eine Datei abgespeichert ist, dann ist das kein Problem mehr.

Und wenn erst einmal ein System zur Organisation der Daten eingerichtet ist, ist es gar nicht so schwer, sich daran zu halten.

Beispiel:

- Ein Schriftstück des Vermieters von 2002 würde man finden unter:
  - 2002 – Vermieter – Rechnung-02_05_2002.pdf
  - 2002 – Vermieter – Rechnungsnummer.pdf
  - 2002 – Vermieter – 2002_05_02-Rechnung.pdf
  - Vermieter – 2002 – Rechnung-02_05_2002.pdf
  - Vermieter – 2002 – 2002_05_02-Rechnung.pdf
- Ein Bild der Wohnung von 2010 würde man finden unter:
  - 2010 – Wohnung – Bild 1 vom 02_05_2010.jpg
  - 2010 – Wohnung – 2010_05_02-Bild 1.jpg
  - Wohnung- 2010 – Bild 1-02_05_2010.jpg
  - Wohnung – 2010 – 2010_05_02-Bild 1.jpg
  - Bilder – 2010 – Wohnung – Bild 1.jpg